Refurbished technologie voor jouw digitale kantoor

De overheidsmaatregelen met betrekking tot de huidige ‘pandemie’ hebben ertoe geleid dat bedrijven genoodzaakt werden om hun kantoren digitaal te optimaliseren.

Bedrijven hebben inmiddels kunnen ervaren hoe het is om hun thuisblijvende werknemers op afstand aan het werk te zetten. Het is daarbij belangrijk om ervoor te zorgen dat dit op een effectieve manier kan plaatsvinden. Kantoorproducten kunnen zeker bijdragen aan deze effectiviteit.

Nu de kantoren voor het merendeel gesloten zijn, is het niet langer nodig om aan de gebruikelijke kantoorartikelen te denken. Het is op dit moment veel belangrijker om producten voor jouw digitale kantoor aan te schaffen.

Er zijn verschillende producten verkrijgbaar die werknemers de mogelijkheid bieden om op een prettige manier digitaal aan de slag te gaan. Het is echter noodzakelijk dat je werknemer toegang heeft tot het internet en dat hij over de juiste programma’s beschikt zodat hij ongehinderd met jou en zijn collega’s kan communiceren.

Er zijn tegenwoordig diverse soorten en merken computers in omloop, dus niet iedere werknemer zal beschikken over dezelfde apparatuur. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat al je werknemers de beschikking krijgen over de programma’s die ook op het fysieke kantoor gebruikt worden. Als jouw bedrijf programma’s gebruikt die door het internet beheerd worden zal dit in de meeste gevallen geen problemen opleveren. Indien jouw bedrijf echter gebruik wenst te maken van aangepaste, gespecialiseerde software, dan wordt het een ander verhaal. Zorg er in dat geval voor dat iedere werknemer over de juiste producten kan beschikken.

Ook wat betreft de communicatie is het belangrijk om te kiezen voor een eenvoudig programma dat iedereen vanuit huis kan gebruiken. Voorkom dat er voor het onderling communiceren meerdere programma’s en media gebruikt worden: alle berichten moeten immers voor iedere werknemer gemakkelijk terug te vinden zijn. Kortom, om misverstanden te voorkomen dient miscommunicatie vermeden te worden. Zorg er dus voor dat alle informatie op een goede manier en op één plek geordend blijft.

Als jouw bedrijf voornamelijk gebruik wenst te maken van programma’s die alleen voor MacOS zijn gemaakt, dan kan dit mogelijk tot financiële problemen leiden. De aanschaf van MacBooks en iMacs is namelijk een erg grote investering.

Gelukkig zijn er tegenwoordig meerdere opties: zo kan het bijvoorbeeld erg lucratief zijn om een refurbished MacBook pro aan te schaffen. Deze opgeknapte tweedehands producten drukken de kosten en zorgen ervoor dat de werknemers die zelf niet in het bezit zijn van een MacBook of iMac, toch met een goed product vanuit huis aan de slag kunnen gaan.

De beste manieren om papierwerk te ordenen

Is jouw kantoorplek of home office permanent een vuilnisbelt? Zweven belangrijke facturen en spreadsheets overal rond, behalve op de plek waar je ze verwacht?

Er valt veel voor te zeggen om over te schakelen naar een paperless office, waarbij al je documenten digitaal staan. Dat is niet voor elke kantooromgeving haalbaar of zelfs maar wenselijk. Lees daarom hier de beste tips om je papieren te ordenen, en haal met een opgelucht hart weer adem achter jouw perfect opgeruimde bureau!

Koop het opbergsysteem waar jij handig mee kunt werken

Er zijn heel veel manieren om losse papieren te temmen. Je kan kiezen voor een hangkast of een systeem met magneetjes omdat dat er in de (web)winkel leuk uitzag. Als je het in de praktijk niet fijn vindt om met dat systeem te werken, dan zal je nog steeds papieren op de grote berg blijven deponeren.

Kies dus een systeem dat voor jou fijn voelt en waarmee jij binnen een paar minuten een flinke stapel documenten kan opbergen. Of dat nou alfabetische ringmappen, plastic of kartonnen ordeners, grote dozen of plastic cassettes zijn.

Maak er ruimte voor

Misschien heb je wel de wil om je papieren netjes op te bergen, maar heb je domweg niet voldoende plek. Dan is het geen wonder als je administratie zich verspreidt over je bureau. Tot het punt dat je je computermuis zich spoorloos heeft verstopt onder de correspondentie, en zich er echte muizen tussen je facturen nestelen.

Jij bent toe aan extra tafels, bureaus of kasten om je papieren kwijt te kunnen. Dat betekent dat je misschien je kantoorruimte eerst op moet ruimen. Weg met overtollige stoelen, tafels of planten. Vervang ze door een meubel waarin je al je papieren kunt leggen. En trakteer jezelf op een heerlijk stuk taart van jeEigenTaart – je hebt zojuist de ruimte en orde gecreëerd waarin je geconcentreerd kunt werken!

Bedenk hoe lang je een bepaald soort document wilt bewaren

Niet alle papieren hoeven tot in de lengte der dagen bewaard te worden. Na een bepaalde tijd heb je er niks meer aan, en kan je ze probleemloos bij het oud papier deponeren. Hier een paar vuistregels voor hoe lang een bepaald papier nuttig is.

  • Aankoopbonnetjes die je al gedeclareerd of verwerkt hebt, kunnen na een maand of 2 de prullenbak in.
  • Facturen voor opdrachten of kleine goederen zijn na een jaar rijp voor recycling.
  • Bankdocumenten verliezen na 5 jaar hun relevantie
  • Belastingaangiftes en loonadministratie kan je na 7 jaar de deur uit doen.
  • Contracten voor grote aankopen, vastgoed en verzekeringsdocumenten zijn een goede 10 jaar belangrijk.

Moderne pennen

Hoe vaak we tegenwoordig ook achter de computer zitten, voor een kantooromgeving blijft de vertrouwde pen toch noodzakelijk. Aantekeningen maken tijdens een telefoongesprek, een handtekening zetten op een contract, spontane ideeën opschrijven.

Geen kantoor, winkel of bedrijf kan zonder pennen, maar ook niet zonder andere schrijfmaterialen. Welke stiften en potloden zijn extra handig voor jouw bedrijf? Doe hier alvast goede ideeën op voor je volgende bestelling van kantoorartikelen.

Rollerbalpen

Wil je snel ideeën op papier zetten, heb je de perfecte slagzin voor jouw nieuwe campagne, of wil je de order voor de nieuwe bedrijfswageninrichting ondertekenen? Een rollerbalpen bevat dunnere inkt dan een normale balpen. Daardoor schrijft hij gemakkelijker en sneller – ideaal voor de echte snelschrijver dus. En hij loopt ook minder kans om geblokkeerd te raken door opgedroogde inkt. Met een goeie rollerbalpen kan je jaren vooruit!

Marker

Markers, markeerstiften of arceerstiften zijn dikke viltstiften die een lichte markering op papier zetten. De breedte van een stift heeft ongeveer dezelfde breedte als een gemiddelde tekstregel. Daarom is een marker perfect om delen van een document extra te laten opvallen. Zo kun je de belangrijke fragmenten in een reader of fouten in een concepttekst aangeven.

Gelpen

Ook weer net een stukje beter dan de ouderwetse balpen. De inkt van gelpennen is niet gedragen in water, maar in een dikke gel. Die kleeft net als lijm aan het oppervlak van hetgeen je wilt beschrijven. Ideaal om aantekeningen te maken op glad papier, verpakkingen of kunststof objecten.

Digitale pen met tekentablet

Wil je toe naar een bedrijf dat helemaal digitaal is, maar wil je niet stoppen met schrijven? Koop een tekentablet met een stylus. Dat is een digitale pen om mee te schrijven. Wat je opschrijft komt direct online op je scherm terecht, waar je het als computerbestand kunt opslaan. Handig om te notuleren en geweldig voor grafische ontwerpen, want met een digitale pen kun je veel secuurder werken dan met een muis.

Tips om je kantoor op te vrolijken

Het kantoor is een plek waar mensen 24 tot meer dan 40 uur per week doorbrengen. Het is dus belangrijk om er een aangename, positieve plek van te maken. Om jezelf en je personeel vrolijk te houden, burn-outs te voorkomen en te zorgen dat iedereen plezier in het werk blijft houden. Want een grauwe, deprimerende werkomgeving maakt ongemerkt iedereen neerslachtiger en minder productief.

Hoe maak je van je kantoor een omgeving waar je personeel fluitend rondloopt? Doe iets met deze tips, en je bent een heel eind op weg.

Verf die witte wanden

Wit ziet er schoon, open en licht uit. Wit is ook zielloos en steriel. Voorkom dat je werknemers de hele dag aan moeten kijken tegen wanden die te fel zijn om naar te kijken, en verf ze in vrolijke, rustige tinten. Dat maakt elke kantoorplek met weinig moeite een stuk aangenamer om in te werken.

Geef gelegenheid voor beweging

Lichaamsbeweging maakt het hoofd leeg, vermindert stresshormonen en is ook nog eens goed tegen blessures. Elk kantoor zou een ruimte moeten hebben met fitnessapparatuur en actieve spellen. Bewegen stimuleren is dé manier om je personeel weer op te laden. Bedenk dat je voor grotere apparaten bij qeld.com/nl/ een goede bedrijfslening kan aanvragen.

Zet planten en kunst neer

Weet je wat mensen graag in hun eigen woonkamer zetten? Smaakvolle beelden en wanddecoraties, en grote kamerplanten die tegen een stootje kunnen. Dat is dan ook een volmaakte invulling voor de lege hoeken van je kantoor. Let maar eens op hoeveel knusser en sfeervoller de ruimte opeens wordt.

Breng kleur op je werkplek

Kantoorartikelen staan overal in je bedrijf. En meestal zijn ze grijs, zwart of wit. Net als gekleurde muren worden gekleurde kantoorartikelen geassocieerd met plezier, levendigheid en zelfs met feest. Bestel dus cassettes, ordners en mappen in alle kleuren van de regenboog de volgende keer dat je inkopen doet!

Hoe is het kantoor ontstaan

Het kantoor van tegenwoordig ziet er heel anders uit als het kantoor uit vroegere tijden. De kantoorklerk zat vroeger meestal in een slecht verlichte ruimte waar behoorlijk wat werd afgerookt. De verlichting van het kantoor was niet alleen slecht, maar ook het kantoormeubilair liet nog weleens wat te wensen over. De meeste kantoorklerken hadden aan het eind van de dag een verkrampte rug door de slechte houding die ze op de kantoorstoel ontwikkelden.

De kantoorklerk

Toch was de klerk een felbegeerde functie. Zowel kooplieden, als banken, juristen, verzekeringsmaatschappijen hadden klerken in dienst. Ook al was het werk ongelooflijk saai, het was altijd nog beter dan kolenscheppen. Het kantoorwerk bestond voornamelijk uit papierwerk. Zelfs de aristocratische families hadden vaak een eigen klerk om de administratie in te voeren. Toch hadden zelfs deze rijke families niet de kantoren zoals we die nu gewend zijn. Het moderne kantoor kwam pas veel later. De klerken werden wel meer zichtbaar tijdens opkomst van de industrialisatie in de Verenigde Staten en Groot-Brittannië. Ze kregen meer bevoegdheid en waren minder geïsoleerd aan het werk. Het betekende ook nog meer papierwerk.

Witte boorden personeel

Rond 1880 had ongeveer vijf procent van de beroepsbevolking een baan op kantoor. Zeker in de grotere steden groeide deze groep enorm. Toch was er nog steeds geen volledige waardering. De Amerikanen waren nog steeds van mening dat boeren en arbeiders iets produceerden en de kantoorklerk produceerde niets. Toch gingen steeds meer mensen met hun hoofd werken in plaats van met hun handen. Het percentage kantoorpersoneel steeg tussen 1860 en 1920 in een rap tempo. Grote Amerikaanse bedrijven hadden veel ‘witte boorden personeel’ nodig om grote klussen te begeleiden. Zeker de aanleg van de treinrails in de VS heeft flink bijgedragen aan de veranderingen. Er waren steeds meer ‘managers’ nodig. De administratie en de bureaucratie namen de zakenwereld over. Er waren ook steeds meer kantoren nodig.

Kennis en fysieke arbeid scheiden

Rond 1860 werd het door het gebruik van stalen geraamten mogelijk om zeer hoge gebouwen te bouwen, zeker met de komst van de nieuwe liften. Tegen de muur werden hoge stalen archiefkasten geplaatst, het kantoorgebeuren ging verticaal. Dit alles creëerde nieuwe behoeften waardoor er nog meer kantoormedewerkers nodig waren en nog meer kantoren. Er kwam ook het besef dat er behoefte was aan efficiëntie. De ingenieur Frederick Taylor ging hiermee aan de slag bij het staalbedrijf Bethlehem Iron Company. Fysieke activiteiten moesten fysiek blijven en de kennis werd verplaatst naar de kantoorbedienden. Hierdoor ontstond weer een nieuwe bedrijfstak, namelijk efficiënte bedrijfsprocessen in kaart brengen. Nog meer papierwerk en nog meer kantoormedewerkers. Er werd een speciale afdeling in het leven geroepen, namelijk de HR (Human resources) afdeling of wel de afdeling personeelszaken. Dit proces waarbij de arbeid van de kennis wordt gescheiden wordt het Taylorisme genoemd.

De kantoorplek

Rond 1920 werkte veel kantoorpersoneel als stenotypiste of secretaresse. Zij werkten voornamelijk met een typemachine. Rond het jaar 1926 lag het percentage wat met de typemachine werkte al rond de 88 procent. Men kwam er ook achter dat de grote kantoorruimte niet efficiënt was. De inrichting van deze ruimte ging op de schop. Invloedrijke architecten zoals Le Corbusier werden aangesteld om samen met Frederick Taylor het kantoor effectiever te ontwerpen. Er moest een ideale werkplek ontstaan. Natuurlijk waren Le Corbusier en Frederik Taylor niet de enige die met ideeën rondliepen, ook anderen gingen aan de slag met plannen voor een ideale kantoorplek.

Van een grote naar een kleine plek

Rond de jaren zestig kwamen er steeds meer anderen met nieuwe ideeën over het kantoor. Rust en ruimte moest voor minder afleiding zorgen en het werken efficiënter maken. Ook privacy werd belangrijker. Robert Propst lanceerde zijn Action Office. Dit Action Office systeem had werkvlakken die aangepast konden worden en meubilair dat kon verschuiven. Het werd geen succes. Zijn tweede versie Cubicle daarentegen wel. De modules in dit project en de ruimten met verticale scheidingswanden kon een werkplek voor een groep ineens veranderen in een werkplek voor een individu.

Het welzijn van de werknemer in het gedrang

De bedoeling van de ontwerper was om meer persoonlijke ruimte te creëren en meer privacy, maar het werd juist ingezet om meer medewerkers in een ruimte te kunnen proppen. De gemiddelde werknemer ging van 46 m2 naar 19 m2 in 2010. Vandaag de dag werken nog steeds 70% van de Amerikaanse bedrijven volgens een soort van Action Office systeem. Inmiddels is er ook door onderzoekers aangetoond dat deze manier van werken eigenlijk heel erg uitputtend kan zijn op het geestelijke vlak, het veroorzaakt stress en het is fysiologisch ongezond. Als we voortdurend gestoord worden tijdens het werk of blootgesteld worden aan veel lawaai en een gebrek aan persoonlijke ruimte hebben, dan neem onze bloeddruk alleen maar toe en dat is niet goed voor het afweersysteem van ons lichaam. In 2000 overleed Robert Propst, maar hij gaf voor zijn dood aan verbitterd te zijn over de verkeerde toepassing van zijn projecten. Hij veroordeelde de werkgevers over deze manier van toepassen. Het gaf aan dat zij alleen maar wilde besparen op de uitgaven en daarbij voorbijgingen aan het welzijn van de werknemers.

De benodigde kantoorartikelen

Of je nu je kantoor thuis wilt inrichten of een kantoorgebouw, bepaalde items heb je altijd nodig. Meestal red je het niet met alleen een desktop of een laptop. Welke kantoorartikelen je precies nodig hebt, hangt natuurlijk ook enigszins af van de aard van de werkzaamheden die er op het kantoor uitgevoerd worden.

Het kantoor thuis

Als je een kantoor thuis gaat inrichten, kun je natuurlijk helemaal zelf bepalen wat je nodig hebt. Toch zijn een goed bureau en een comfortabele bureaustoel eigenlijk onmisbaar. Schrijfwaren zijn natuurlijk altijd prettig om een notitie te maken en misschien ook ordners of opbergmappen om dingen op te bergen. Eigenlijk kun je op een kantoor ook niet zonder een nietmachine met nietjes, plakband en een perforator. Tenslotte is een prullenbak ook prettig, anders moet je iedere keer naar de keuken lopen om iets weg te gooien.

Het algemene kantoor

Hier is het belangrijk dat er van alle basis kantoorartikelen voldoende aanwezig is. Het is heel vervelend als men iedere keer de deur uit moet om nietjes te gaan halen. Bij de inkoop van de kantoorartikelen moet men rekening houden met het aantal werknemers en hun behoeften. Het werkt ook een stuk prettiger als werknemers niet iedere keer de hele afdeling af hoeven te lopen om te kijken wie de perforator heeft. Ook het ‘nieuwe werken’ komt steeds meer voor, dus daarmee rekening houden is ook niet onverstandig.

Opslag van kantoorartikelen

Zorg voor een overzichtelijke plek waar alle basis kantoorartikelen op voorraad liggen. Zo kun je ook gelijk zien of iets aangevuld moet worden.

Veiligheid op kantoor

Op alleen de basisartikelen kan een kantoor over het algemeen niet draaien. Vaak zijn er ook kantoormachines nodig, zoals een printer of een kopieermachine. Ook facilitaire artikelen zijn nodig. Daarnaast is het belangrijk om wat sfeer op kantoor aan te brengen, bijvoorbeeld door planten te plaatsen of mooie foto’s op te hangen.

De facilitaire voorzieningen

Onder de facilitaire voorzieningen verstaan we niet alleen de kapstokken of de koffiemachine. Dit kan ook de elektra zijn of bepaalde veiligheidsartikelen. Zorg dat er altijd EHBO-artikelen aanwezig zijn en zorg dat alle werknemers deze ook op een makkelijke manier kunnen vinden en bekend zijn met het gebruik hiervan. Zorg dat er altijd iemand is die een EHBO- of BHV-cursus heeft gedaan. Ook een brandblusser en een branddeken mogen eigenlijk niet ontbreken op de werkvloer. Zorg ook dat de EHBO-artikelen regelmatig worden gecheckt en gekeurd, zodat alles aanwezig is en bruikbaar.

Let op elektra

Ook wat betreft de andere kantoormachines is het belangrijk dat er wordt gewerkt met goedgekeurde en veilige apparaten, laat ze dus op een deskundige manier aansluiten. Zorg dat ze ook op de juiste manier worden gebruikt. Elektra is noodzakelijk, maar vormt ook een risico voor de veiligheid. Zorg dat er dus geen losse kabels op de werkvloer liggen waar mensen over kunnen vallen.

De eerste typemachine

De typemachine, wie heeft hem nog? De laatste fabriek die typemachines maakte, zat in het Indiase Mumbai, maar ook deze fabriek is nu gesloten. Er waren te weinig orders. Inmiddels is de typemachine vervangen door de computer en is de typemachine meer een collectors item geworden. Toch zijn er nog mensen die nog steeds werken op een typemachine. Soms omdat ze het geluid rustgevend vinden of gewoon omdat ze er aan gewend zijn.

De typemachine in massaproductie

De eerste typemachine die geschikt was voor massaproductie werd ontworpen in 1868 door de Amerikaan Sholes, maar het was niet de typemachine waar als eerste octrooi voor werd aangevraagd. Dat was die van de Brit Henry Mill. Tussendoor werd de typemachine iedere keer opnieuw uitgevonden, waaronder door Pellegrino Turry, diegene die ook de uitvinder was van het carbonpapier. Of die eerste typemachines nou zo’n verbetering waren, daar hebben we onze twijfels over. Het schrijven ging sneller. En het indrukken van de toetsen was een flinke klus. Alleen mensen met een zeer onduidelijk handschrift hadden er zeker baat bij.

De bekende QWERTY-stijl

Christoper Latam Sholes was de eerste die typemachines maakte die werkten volgens het principe van de hamerslag en waarbij de letterstangetjes niet in elkaar vast kwamen te zitten. Sholes had daar een handige oplossing voor, hij paste de volgorde van de letters aan. Het QWERTY-toetsenbord was geboren. Vanaf 1910 werd de typemachine door verschillende bedrijven gestandaardiseerd. Vanaf 1960 werd de typemachine dan ook op grote schaal gebruikt, later in de elektronische vorm. Door de komst van de computer en eigenlijk al bij de elektronische typemachine is de functie van typiste verdwenen. Tegenwoordig kan bijna iedereen zijn eigen brief typen.

Ergonomie op kantoor

Tegenwoordig gaat het er heel anders aan toe op kantoor. Ergonomisch werken is de trend. Met ergonomisch werken wordt bedoeld dat de werkplek precies op de werknemer is afgestemd zodat hij of zij perfect kan functioneren en optimale prestaties kan leveren. Om een ergonomische werkplek te creëren moet er naar een aantal punten worden gekeken, zoals een goede zithouding. Als we namelijk te lang verkeerd zitten is dat niet goed voor ons lichaam. De juiste kantoormeubelen kunnen deze optimale houding bewerkstelligen.

Waar moet je op letten?

Zo is bijvoorbeeld de positie van je hoofd belangrijk, je hoofd moet recht boven je schouders zijn. Hang nooit te ver voorover, maar zit ook niet te dichtbij je scherm. Het scherm moet vlak voor je staan en de bovenkant van het scherm mag niet boven ooghoogte komen. Ook de muis moet binnen handbereik zijn en je armen moeten ten alle tijden goed ondersteund worden. Laat je voeten niet hangen en loop af en toe een rondje. Geef ook je ogen af en toe rust door soms niet naar het beeldscherm te kijken. Vermijd ook lichtweerkaatsing op het scherm. Bel je veel op kantoor? Neem dan een headset en klem de telefoon zeker niet tussen je hoofd en je schouder.